全国のオープンガーデン関係の皆様
　

伊豆オープンガーデンでは５／１０、11日に「オープンガーデン祭」を実施しました。

これは、＜マイクロバスを用意して会員がご案内する＞＜マイカーを会員が先導してご案内する＞＜いつもは予約電話必要のお庭も、期間中は予約不要とする＞のイベントです。

幸い天候に恵まれ、新聞ＴＶにも取り上げて頂いて、盛況でした。

ご案内したのが１４０名、満員お断りした件数が40件（８０数名）、自由巡回された方が（前後を含め）約２００名の実績でした。何百人も動員されるオープンガーデンもあるようですが、我々とすればこれで大成功です。

ご参考までに反省会の議事録をお送りします。

伊豆ガーデニングクラブ森下

　

０３春オープンガーデン祭・反省会議事録

日時：０３・５・２２　１３：３０～１６：００

場所：アンシャンテ

出席：１２名

１．実績報告

実施日：５月１０、１１日　天候良

参加庭━１５庭

案内人数：１４０名 マイクロバス４台　マイカー１２台

自由巡回：２００名

　　　　　

２．運営

１）広報・電話受付・申込書送付・案内送付

・明細別紙添付

・広報は一応成功し予想以上の反響で受付増につながった。ただし来年もマスコミが取り上げてくれるかどうか判らない。

・FAXで申込書を送ることを想定したが、FAXのない先が６０％であった。

・電話受付が森下宅に集中し混乱した。分ける方法があれば検討したい。

・対応混雑の理由は、「オープンガーデンそのものへの理解不足」「伊豆オープンガーデンのシステムについての理解不足」「マスコミ情報が詳しくない」ためである。回数を重ねることで混乱は軽減するであろう。

・広報に「締切日」だけ載ったが、「定員で締切」とすべき。

２）申込受付・名簿作成・配車

・「１人は未定」「何名追加して」など、すぐに受付確定の難しいケースが多い。

・申込時に希望コースを記入させたが、希望を入れて配車するのは難しい。聞かないほうがよい。

・断るとキャンセル待ちでいいから、という人も多かった。今回は天候良もあってキャンセルは少なかった

・車両別、案内グループ別に名簿を作成したが、これで受付時の対応が大きく改善された。

・４月にクラブ会員だけの庭巡りを行ったので、今回は会員の参加は少なかった。

・申込書を提出したあと、自分が登録されているかどうかの問合せが多かった。往復ハガキ使用など、対策を考えたい。

３）当日受付、集金、

・伊東駅集合は判りやすくおおむね成功であった。

・伊東駅の女性トイレが混雑し待たされた。

・領収書の様式に改善の余地あり（左右反対など）

４）各庭の状況

・「OPG祭」の案内客とフリー巡回の客が入り混じって混乱した。団体客にリボンを付けるなどの対策はどうか。

・庭主不在の庭があったが、１年１回のイベントだから居る方がよい。

・「歓迎－オープンガーデン参加庭」の貼り紙は徹底していてよかった。

５）TEAS

・茶碗が割れた庭がある。千円を限度にクラブから弁償するようにしたい。

・伊藤庭で展示のつるし雛が１０数個紛失した。伊豆オープンガーデン始まって以来の不祥事である。

・２日間続けてTEASを引き受ける（伊藤庭）のは大変である。

・サービスが各庭まちまちなのでマニュアルを作ってはどうか。

６）巡回ルート・道路状況・駐車状況

・初めて先導をお願いした人は慣れないことで大変だった。

・フジサンケイゴルフと重なったが、特に大きな渋滞はなかった。

・マイクロバスは運転手が乗車しているので駐車場にあまり気を使わずにすむ。

・マイクロバスで道路幅は殆ど問題なかった。むしろ高さが問題。

・マイカー先導では、小さい車は前、大きい車を後ろに並ばせるとよい。

・トイレ停車は必須。必ず予定に組み込む。

７）問題点・改善点

・全体として会員の負担が多すぎる。もっと省力化すべきだ。

・花の苗など、どこかの庭で無償配布すると客はどこでも貰えると思ってしまう。有償配布にしてほしい。

・マイカー先導はやめて、マイクロバス案内だけにしたらどうか。

・マイクロバスの契約先を吟味すべきだ。

以上

 

広報＆受付

１．広報経過

日付	内容	備考
	各庭票提出、写真収集、地図改訂	花の写真ではなく庭の写真を出して欲しい
２・２４	各庭票制作、カラーページ制作
３・３	「お庭案内」原稿→印刷へ
３・１５	ホームページ更新
３・２０	印刷物受取り
３・３０	散歩マップ受取り	市観光協会
４・５	雑誌・OPG関係（冊子）、旧会員・旧問合せ先（ハガキ）発信
	マイガーデン、園芸ガイド、ベルビュー等掲載
４・１６	静岡新聞夕刊掲載
４・１８	朝日新聞関東版掲載
４・２０	伊豆新聞一面掲載
４・２０	日本TV　山木庭（斉藤恵子訪問）放映
４・２２	静岡朝日TV放映	４・２９再放映
４・２７	伊豆新聞コラム掲載

註：伊豆オープンガーデンはローカルな存在で、普段は伊豆新聞で伊豆内部の広報しかしていないが、今回静岡新聞（静岡一円）、朝日新聞（関東一円）およびＴＶで取り上げられたことが大きかった。

　　雑誌は他にも載っていると思うが、全部に目を通していない。

　

２．問合せ対応状況（森下分・概数）

対応内容	件数	備考
申込書をFAXで送付	１５
お庭案内・マップ・ガイド・申込書送付	９０
マップ・ガイド・申込書送付	１５	途中「お庭案内」が品切れ
＜満員＞と言うと電話が切れた	３０	すでに案内を持っている人が多い？
合計	１５０

３．問合せの情報源（推定）

メデイア	件数	備考
雑誌・インターネット	３０
静岡新聞	２５
朝日新聞	４０
伊豆新聞	２５
TV	３０
合計	１５０

　

以上