春のオープンガーデン祭反省会・議事録

2002・5・17　伊豆ガーデニングクラブ

 

５月１７日、伊豆高原管理事務所において反省会を行った。出席１４名。

 

１.     準備・告知

1/23                各庭へ資料掲載内容変更確認

                ６庭が今年脱退もしくは休止、６庭が新規参加。結果１９庭参加。

2/15                オープンガーデン部会開催

3/7           各メデイア宛て＜ＯＰＧ祭開催案内＞発送

3/17                資料原稿・地図完成（地図は今回前田さんが全部手書きした）

4/9           市役所印刷作業

4/10すぎ        各庭・関係先・メデイア宛て資料配布、案内ハガキ発送

                中央メデイア、地元メデイア、過去の問合せリスト、現・旧会員

4/25                オープンガーデン部会　当日実行打合せ

 

２.     当日ご案内実績

	5/10	5/11	計
バス・会員車	29人	9人	38人
マイカー	2	27	29
合計	31	36	67

　　01/春：レンタカー１８名、先方車２８名　計４６名

　　01/秋：バス２２名、先方車２４名　計４６名　　当日キャンセル１１名あり

３.     収支

　　　　　収入

項目	人数・数量	単価	金額－円
バス・会員車	38	2700	102600
マイカー	29	400	11600
キャンセル料	1	2000	2000
「案内」売上	20	200	4000
合計			120200

　　　　　支出

項目	内容	金額
バス代	ニコー、２４人乗り	49250
保険	８０人×９０円	7200
ＴＥＡＳ	67人×3００円	20100
ガイド車	５台×2000円＋8000円	18000
受付	８人×1000円＋２人×２０００円	12000
合計		106550

収支

＋13650

注：実際にはこの他諸会合連絡費用、案内文書発送費用等約２００００円が

発生しているが、それはOPG部会の連絡費用より充当する。

 

４.     次回金額案

・よそのオープンガーデンに比べ伊豆は極端に安い。ただし川奈までの運賃が高いので頂き難い。

・バス３０００円、マイカー８００～１０００円でどうか。

・マイカー４００円は赤字である。保険料とTEASのみ。

５.     開催時期

花の状態、連休、他の催し

　　今年は特に花が早かったが、まあ連休後のこの時期がいいだろうとの大勢意見であっ

た。

　　ゴルフと重なったのはまずかったが、なんとかクリアした。

６.     受付

締切・キャンセル料の設定

        ・よかった。キャンセルが激減した。

        ・キャンセル料は前日からと言わず、もっと前からとってはどうか。－告知が充分で

なく、なかなかそうは言えない。

              ・伊豆新聞の「週間行事」を見て直前に申込む人もおり、断れない。

場所、時間

        ・サンプラザより「事前に話して欲しい」と云われた。

        ・D２との分散の評価－特に１１日のマイカーデイは分散でよかった。

     ・受付、集金に時間がかかり、出発が１１時になった。改善の要あり。

・マイカーデイは集合時間を早めてもいいのではないか。

　　受付・集金

        ・受付時点で集金する方がよい。

        ・受付係は腕章か何かする方がよい。初めての人には誰が誰だか判らない。

        ・受付のリーダーを決めておきたい。

・携帯の連絡が機能しなかった

・料金前納も、もっと検討したい課題である。

　　配布物

              ・参加申込書の配布、回収がうまくいかなかった

・日付毎の来客リスト、グループ代表だけでなく全員のリストが必要である。

・領収書はあらかじめ相手名記入、控えを切り取れるようにしておきたい。

　　         ・終了時間の設定、記入も大事である。次の予定のある人がいる。

７.     案内

・後続車３台はよかった。４台以上は危険である。

              ・時間配分－スタートが遅れたこともあって、午前中の巡回が庭により重なった。時

間配分を考えるべき。

８.     各庭受入れ、TEAS

　　         ・雨中であったが、分散訪問でなんとか対処出来たのではないか

　　         ・「OPG歓迎」の張り紙を忘れた。やはりあった方がいい。

              ・一部の庭で苗即売を始めたが好評だった

・訪問庭数－７庭でちょうど良い。

・雨でもあり、後の床の掃除やトイレ借用が大変だった。

・案内途中にコンビニ・タイムを設けては？

・弁当を持たない人がいた－参加申込書の記述、配布の工夫、コンビニ・タイム

９.     チャリテイ

来訪者のお一人より（山地様・東京）、オープンガーデンの趣旨に賛同して３５００円（７庭×５００円）のチャリテイを寄せられた。

一般会計とは別に「チャリテイ基金」として保管したいと思います。

１０.伊東市民病院ボランテイア参加の件

　　　伊東市民病院が市民ボランテイアを募集しており、伊豆ガーデニングクラブとして植栽

に協力してはどうかとの提案があった。

　　　どういう形の取組みになるかさっぱり不明なので、病院に質問を出す。

　　　今後はクラブの中に「ボランテイア部会」を設けて実践する形になるであろうが、あらた

めて会員全員に呼びかけを行う。

１１.その他

              ・秋は花も無く祭りは無理である。春だけでよい。－多数意見

              ・長続きさせるには楽にやれることが大事である。無理のないようにやるべき。

 

以上