秋のオープンガーデン祭り反省会議事録

2001・11・16

 

1．  準備および告知

経過

①10/12              オープンガーデン部会を行った。

②10/23        春に問い合わせてきた先４０件にDM発送

③10/24        参加庭、クラブ会員、プレスリリース発送

④11/1        関係者打合せ

⑤11/9,10        実施　　　　9日：曇り時々雨、10日：雨

反省

・        プレスリリースは１ヶ月前とする

・        雑誌に告知するなら２ヶ月前

2．  案内実績

11/9　　バス　２２名　　　　先方車１台　３名　　　合計　２５名

　　　　　ガイド車　森下、安田　　　　バスガイド　稲葉、築地

11/10　マイカー　10台　２１名

　　　　　ガイド車　森下、伊藤、前田

合計　　バス　２２名　　　マイカー　２４名　　　合計　４６名

　　＊雨でキャンセルが１１名あった。

３、案内庭

　　11/9　　森下-日吉-林（昼食）-前田-森田-山木-上村

　　11/10　上記+宮内、伊藤、曽我　　（昼食－前田宅）

４、来訪者の分析

クラブ会員-６名	朝日新聞－１２名	伊東市内－２７名
DM－５名	伊豆新聞－７名	伊東市外－２６名
インターネット－３名

＊判明分のみ

５、収支

収入・項目	人数	＠単価－円	金額－円
バスで案内	22	2400	52800
マイカー	24	400	9600
計	46		62400

 

支出・項目	金額－円	備考
バス	47250	ニコーバス・２４人乗り
運転手心付け	2750
昼食宅お茶代	9200	４６ 人×２００円
保険	6300	70人×90円
ガイド・ガソリン代	10000	５人×2000円
告知のための費用	12200	〒、コピー
計	87700
収支	－25300

大幅な赤字だが、春の収益でなんとかなる。

６、受付　　　11/9稲葉、築地、伊藤、斎間　　　11/10稲葉、築地

・        川奈駅の場所選定はよかった。

・        係はもう少し早く集まって準備すべきだった。

・        ゲストへの配布物をまとめておく。

・        机、サインのための画板、ハサミなど必要。

・        申込書の署名の方法、再検討。

７、案内

・        後続車は３台まで。台数集約のための移乗をあらかじめ告知しておく方がよい。

・        庭に着いた時に、出発時間をアナウンスした方がいい。

・        目印のリボンは有効。グループ毎に色を変える。

８、お庭

・        当日の歓迎張り紙は非常に嬉しい。伊藤庭の例。

・        昼食のお茶－手伝いがあって助かった。いなければ難しい。

・        昼食の庭は分散したらどうか。駐車場、トイレが込み合う。

・        苗の即売があってもいい。そっと枝を折った人がいた。

９、その他

・        料金－バス：２４人乗りバスに２２人乗って赤字の料金は安すぎるのではないか。会員とゲストに差があっていい。

・        料金－マイカー：会員４００円、ゲスト６００円としよう。

・        キャンセル対策を考える必要がある。

・        早めの告知（ガーデン雑誌を含めて）で予約を早く受けたら、マイクロバスの台数を増減出来るのではないか。

・        花が少なすぎた。時期の検討を。

・　春だけでもいいのではないか。

・        来春の開催時期は５月連休のあと。

・        あまりオープンガーデン参加庭だけにこだわらず、会員みんなに協力を呼びかけたらどうか。会員みんなのお祭りにしよう。（今回も参加庭以外の人が多く手伝ってくれた。）、

以上